Contrato de encargo de tratamiento (Banaki Office)

1. Partes contratantes y celebración

El responsable es el establecimiento que utiliza Banaki Office (tú, el anfitrión). El encargado del tratamiento es Kogge Digitalagentur, titular Morris Mehnert (empresario individual), Memellandstraße 2, 24537 Neumünster, Alemania, correo electrónico moin@kogge.digital, NIF-IVA DE305783265, operador de Banaki (banaki.app). Encontrarás más datos en el Aviso legal.

Este contrato es un anexo de las Condiciones Generales para Anfitriones. Se celebra cuando aceptas esas condiciones o utilizas Banaki Office, en forma electrónica (art. 28, apdo. 9, RGPD). Puedes consultarlo y guardarlo en banaki.app en cualquier momento.

2. Objeto y duración

Banaki trata datos personales por encargo tuyo en la medida en que utilices Banaki Office: la recepción con gestión de reservas, los enlaces de pago y la reserva en el sitio web (widget). El contrato rige mientras utilices Banaki Office. No se aplica a los datos de huéspedes de reservas realizadas a través de la plataforma banaki.app, donde Banaki trata los datos conforme a la sección 16 de las Condiciones para Anfitriones y a la Política de Privacidad.

3. Naturaleza y finalidad del tratamiento

Banaki almacena, ordena y muestra los datos, los transmite a los participantes en la reserva (por ejemplo, por correo electrónico al huésped y al establecimiento) y los suprime. La finalidad es llevar a cabo para ti la reserva, el pago y la gestión de la estancia. Banaki trata los datos únicamente con esta finalidad.

4. Tipos de datos y categorías de interesados

Los tipos de datos son datos básicos de los huéspedes, datos de contacto, datos de estancia y de reserva, datos de la ficha de registro de viajeros, datos de pago sin datos de tarjeta y la comunicación con los huéspedes. Banaki no recibe datos de tarjeta, el huésped los introduce directamente en Stripe.

Los interesados son huéspedes, acompañantes, personas interesadas en el widget y empleados de tu establecimiento con acceso a Banaki Office.

5. Instrucciones

Banaki trata los datos únicamente siguiendo tus instrucciones documentadas. Tus instrucciones son este contrato, el uso de Banaki Office con tus ajustes y, si hace falta, un mensaje por correo electrónico a moin@kogge.digital. Banaki deja constancia de las instrucciones en Office o por correo electrónico.

Si Banaki considera que una instrucción es ilícita, te informa sin demora. Banaki puede suspender su ejecución hasta que confirmes o modifiques la instrucción (art. 28, apdo. 3, párrafo tercero, RGPD). Si el Derecho de la Unión o de un Estado miembro exige un tratamiento, Banaki te lo comunica antes, salvo que ese Derecho lo prohíba.

6. Confidencialidad

Banaki obliga a todas las personas con acceso a los datos a respetar la confidencialidad, o bien están sujetas a una obligación legal de secreto. La obligación continúa tras finalizar su actividad.

7. Medidas técnicas y organizativas

Banaki aplica las medidas conforme al art. 32 RGPD que figuran en el Anexo 1. Banaki las desarrolla y puede modificarlas siempre que el nivel de protección no disminuya.

8. Subencargados del tratamiento

Concedes a Banaki la autorización general para recurrir a los subencargados del Anexo 2. Banaki los vincula contractualmente a las mismas obligaciones de protección de datos que establece este contrato.

Si Banaki quiere añadir o sustituir a un subencargado, lo comunica por correo electrónico con al menos 30 días de antelación. Dentro de ese plazo puedes oponerte por un motivo importante de protección de datos. Si las partes no llegan a un acuerdo y Banaki no puede prestar el servicio sin el nuevo proveedor, puedes resolver Banaki Office sin plazo de preaviso.

Stripe no es un subencargado. Stripe trata los datos de pago como responsable independiente sobre la base de tu contrato con Stripe.

9. Asistencia

Banaki te asiste con medidas técnicas y organizativas adecuadas para atender las solicitudes de los interesados (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición). Si un interesado se dirige directamente a Banaki, Banaki te traslada la solicitud y no la responde por sí misma.

Banaki también te asiste en tus obligaciones de los arts. 32 a 36 RGPD: seguridad del tratamiento, notificación de violaciones de la seguridad de los datos, evaluación de impacto relativa a la protección de datos y consulta a la autoridad de control. Banaki te facilita para ello la información necesaria.

10. Violaciones de la seguridad de los datos

Si Banaki tiene conocimiento de una violación de la seguridad de los datos personales que afecte a tus datos, te la notifica sin dilación indebida (art. 33, apdo. 2, RGPD). La notificación contiene, en la medida en que se conozcan, la naturaleza de la violación, los datos y las personas afectados, las posibles consecuencias y las medidas adoptadas o propuestas. La notificación a la autoridad de control y la comunicación a los interesados corresponden a ti como responsable.

11. Pruebas y controles

Previa solicitud, Banaki te facilita la información y la documentación que necesites para comprobar el cumplimiento de este contrato. También puedes realizar una auditoría in situ o encargarla a un auditor sujeto a confidencialidad. Debes anunciar la auditoría con un plazo razonable, por regla general al menos 14 días antes, y no perturbar el funcionamiento de Banaki más de lo necesario. La auditoría no se extiende a los datos de otros establecimientos. Si la auditoría supone poco esfuerzo, cada parte asume sus costes. Si supone un esfuerzo considerable para Banaki, le reembolsas los costes razonables. Si la auditoría constata un incumplimiento, Banaki asume los costes.

12. Terceros países

Banaki trata los datos en Alemania y en la Unión Europea. Una transferencia a un tercer país solo tiene lugar si se cumplen los requisitos del capítulo V RGPD. El único tercer país actual es EE. UU., con Functional Software, Inc. (Sentry) según el Anexo 2.

13. Supresión y devolución

Cuando termines de utilizar Banaki Office, puedes exportar tus datos en Office. Banaki suprime los datos 30 días después del fin, salvo que le indiques otra cosa. Desaparecen de las copias de seguridad en cuanto estas se sobrescriben, como máximo a los 30 días. Las obligaciones legales de conservación no se ven afectadas. Los datos que Banaki deba conservar por ese motivo, Banaki los bloquea y los utiliza solo para esa finalidad.

14. Responsabilidad

En materia de responsabilidad rige el art. 82 RGPD. Por lo demás, rige la sección 19 de las Condiciones para Anfitriones.

15. Prelación

Si este contrato y las Condiciones para Anfitriones se contradicen en materia de protección de datos, prevalece este contrato. Por lo demás se aplican las Condiciones para Anfitriones, también en cuanto a la ley aplicable y el fuero (sección 25).

Anexo 1: Medidas técnicas y organizativas

Alojamiento. Los datos se encuentran en servidores de Hetzner Online GmbH en Alemania.

Cifrado. La conexión entre el navegador y el servidor está cifrada mediante TLS.

Copias de seguridad. Banaki realiza copias de seguridad de la base de datos con regularidad. Los datos suprimidos desaparecen de las copias como máximo a los 30 días.

Control de acceso. El acceso a los datos funciona mediante roles y permisos. Los administradores de Banaki inician sesión con un segundo factor.

Registro. Banaki registra los accesos a los servidores y los errores de la aplicación.

Separación. Los datos de los establecimientos están separados lógicamente. Cada establecimiento ve solo sus propios datos.

Concepto de supresión. Banaki suprime los datos conforme a los plazos de este contrato y de la Política de Privacidad (sección 25 de esta).

Actualización. Banaki mantiene actualizados el sistema operativo, el software y las dependencias e instala las actualizaciones de seguridad con prontitud.

Anexo 2: Subencargados del tratamiento

Fecha: 11.11.2026

En caso de discrepancia entre esta traducción y la versión alemana, prevalece la versión alemana.