Contratto di nomina a responsabile del trattamento (Banaki Office)

1. Parti contraenti e conclusione

Titolare del trattamento è la struttura che utilizza Banaki Office (tu, il gestore). Responsabile del trattamento è Kogge Digitalagentur, titolare Morris Mehnert (ditta individuale), Memellandstraße 2, 24537 Neumünster, Germania, e-mail moin@kogge.digital, partita IVA DE305783265, gestore di Banaki (banaki.app). Ulteriori informazioni si trovano nelle Note legali.

Il presente contratto è un allegato alle Condizioni Generali per i Gestori. Si conclude quando accetti tali condizioni o utilizzi Banaki Office, in forma elettronica (art. 28, par. 9, GDPR). Puoi consultarlo e salvarlo in qualsiasi momento su banaki.app.

2. Oggetto e durata

Banaki tratta dati personali per tuo conto nella misura in cui utilizzi Banaki Office: la reception con la gestione delle prenotazioni, i link di pagamento e la prenotazione sul sito web (widget). Il contratto vale per la durata del tuo utilizzo di Banaki Office. Non vale per i dati degli ospiti derivanti da prenotazioni effettuate tramite la piattaforma banaki.app, per i quali Banaki tratta i dati secondo la sezione 16 delle Condizioni per i Gestori e l'Informativa sulla privacy.

3. Natura e finalità del trattamento

Banaki memorizza, ordina e mostra i dati, li trasmette ai partecipanti alla prenotazione (ad esempio via e-mail all'ospite e alla struttura) e li cancella. La finalità è eseguire per te la prenotazione, il pagamento e la gestione del soggiorno. Banaki tratta i dati solo per questa finalità.

4. Tipi di dati e categorie di interessati

I tipi di dati sono anagrafica degli ospiti, dati di contatto, dati di soggiorno e di prenotazione, dati della scheda di notifica, dati di pagamento senza dati della carta e comunicazione con gli ospiti. Banaki non riceve dati della carta, l'ospite li inserisce direttamente presso Stripe.

Gli interessati sono ospiti, accompagnatori, persone interessate nel widget e collaboratori della tua struttura con accesso a Banaki Office.

5. Istruzioni

Banaki tratta i dati solo su tua istruzione documentata. Le tue istruzioni sono il presente contratto, l'utilizzo di Banaki Office con le tue impostazioni e, se necessario, un messaggio via e-mail a moin@kogge.digital. Banaki registra le istruzioni in Office o via e-mail.

Se Banaki ritiene che un'istruzione sia illecita, te lo comunica senza ritardo. Banaki può sospendere l'esecuzione finché non confermi o modifichi l'istruzione (art. 28, par. 3, terzo comma, GDPR). Se il diritto dell'Unione o di uno Stato membro richiede un trattamento, Banaki te lo comunica prima, salvo che tale diritto lo vieti.

6. Riservatezza

Banaki obbliga tutte le persone con accesso ai dati alla riservatezza, oppure esse sono soggette a un obbligo legale di segretezza. L'obbligo continua a valere dopo la fine dell'attività.

7. Misure tecniche e organizzative

Banaki adotta le misure ai sensi dell'art. 32 GDPR indicate nell'Allegato 1. Banaki le sviluppa ulteriormente e può modificarle purché il livello di protezione non diminuisca.

8. Sub-responsabili del trattamento

Conferisci a Banaki l'autorizzazione generale a impiegare i sub-responsabili dell'Allegato 2. Banaki li vincola per contratto agli stessi obblighi di protezione dei dati previsti nel presente contratto.

Se Banaki vuole aggiungere o sostituire un sub-responsabile, lo annuncia via e-mail con almeno 30 giorni di anticipo. Entro questo termine puoi opporti per un motivo grave di protezione dei dati. Se le parti non trovano un accordo e Banaki non può fornire il servizio senza il nuovo fornitore, puoi recedere da Banaki Office senza preavviso.

Stripe non è un sub-responsabile. Stripe tratta i dati di pagamento come titolare autonomo sulla base del tuo contratto con Stripe.

9. Assistenza

Banaki ti assiste con misure tecniche e organizzative adeguate nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione). Se un interessato si rivolge direttamente a Banaki, Banaki inoltra la richiesta a te e non vi risponde da sé.

Banaki ti assiste inoltre negli obblighi di cui agli artt. 32 a 36 GDPR: sicurezza del trattamento, notifica delle violazioni dei dati, valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e consultazione dell'autorità di controllo. Banaki ti fornisce a tal fine le informazioni necessarie.

10. Violazioni dei dati

Se Banaki viene a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i tuoi dati, te la notifica senza ritardo ingiustificato (art. 33, par. 2, GDPR). La notifica contiene, per quanto noti, la natura della violazione, i dati e le persone interessati, le possibili conseguenze e le misure adottate o proposte. La notifica all'autorità di controllo e la comunicazione agli interessati spettano a te come titolare del trattamento.

11. Prove e controlli

Su richiesta, Banaki ti fornisce le informazioni e i documenti di cui hai bisogno per verificare il rispetto del presente contratto. Puoi anche effettuare una verifica in loco o farla effettuare da un revisore vincolato alla riservatezza. Annunci una verifica con un preavviso adeguato, di regola almeno 14 giorni prima, e non disturbi l'attività di Banaki più del necessario. La verifica non si estende ai dati di altre strutture. Se la verifica comporta solo un impegno ridotto, ciascuna parte sostiene i propri costi. Se comporta per Banaki un impegno considerevole, rimborsi i costi adeguati. Se la verifica accerta una violazione, Banaki sostiene i costi.

12. Paesi terzi

Banaki tratta i dati in Germania e nell'Unione europea. Un trasferimento verso un paese terzo avviene solo se sono soddisfatti i requisiti del capo V GDPR. L'unico paese terzo attualmente coinvolto sono gli USA, presso Functional Software, Inc. (Sentry) secondo l'Allegato 2.

13. Cancellazione e restituzione

Dopo la fine dell'utilizzo di Banaki Office puoi esportare i tuoi dati in Office. Banaki cancella i dati 30 giorni dopo la fine, salvo tua diversa istruzione. Dai backup scompaiono non appena questi vengono sovrascritti, al più tardi dopo 30 giorni. Gli obblighi legali di conservazione restano impregiudicati. I dati che Banaki deve conservare a tale titolo vengono bloccati da Banaki e utilizzati solo per questa finalità.

14. Responsabilità

Per la responsabilità vale l'art. 82 GDPR. Per il resto vale la sezione 19 delle Condizioni per i Gestori.

15. Prevalenza

Se il presente contratto e le Condizioni per i Gestori si contraddicono in materia di protezione dei dati, prevale il presente contratto. Per il resto valgono le Condizioni per i Gestori, anche per quanto riguarda la legge applicabile e il foro competente (sezione 25).

Allegato 1: Misure tecniche e organizzative

Hosting. I dati si trovano su server di Hetzner Online GmbH in Germania.

Cifratura. La connessione tra browser e server è cifrata tramite TLS.

Backup. Banaki esegue regolarmente il backup del database. I dati cancellati scompaiono dai backup al più tardi dopo 30 giorni.

Controllo degli accessi. L'accesso ai dati avviene tramite ruoli e autorizzazioni. Gli amministratori di Banaki accedono con un secondo fattore.

Registrazione. Banaki registra gli accessi ai server e gli errori dell'applicazione.

Separazione. I dati delle strutture sono separati logicamente. Una struttura vede solo i propri dati.

Concetto di cancellazione. Banaki cancella i dati secondo i termini del presente contratto e dell'Informativa sulla privacy (sezione 25 della stessa).

Aggiornamento. Banaki mantiene aggiornati sistema operativo, software e dipendenze e installa tempestivamente gli aggiornamenti di sicurezza.

Allegato 2: Sub-responsabili del trattamento

Aggiornato all'11.11.2026

In caso di divergenze tra questa traduzione e la versione tedesca prevale la versione tedesca.